경기도가 올해 주요한 종이기록물 1만500권에 대한 데이터베이스(DB) 구축사업을 실시한다.
도는 기록물을 효율적으로 관리하고 활용하기 위해 총 8억5,115만 원을 투입해 ‘2017년 중요 종이기록물 DB 구축사업’을 실시한다고 19일 밝혔다.
이번 사업은 ‘공공기록물 관리에 관한 법률’ 제6조, 제21조 등에 따라 종이로만 발행되는 주요 보관기록물을 전산화해 신속히 검색·활용하도록 돕는 사업이다.
올해 사업량은 약 1만500권(210만 면)이다. 기록관에 이관된 민원 접수문서, 주요 기획관련 문서, 조례 규칙 재·개정 자료 등의 종이기록물 가운데 활용빈도가 높은 기록물이 우선 선정됐다.
도는 이들 기록물을 해상도 300ppi 이상의 고화질로 스캔, 보정하고 확보된 고품질 사본 이미지는 보존매체로 수록하는 한편 표준기록관리시스템(RMS)에 등재할 예정이다.
표준기록관리시스템이란 전자기록물의 생산·보존·활용 등 기록관리의 전 과정을 전자적으로 관리하는 시스템으로 국가기록원에서 개발·보급하는 소프트웨어를 탑재해 활용된다.
전자화된 기록물은 공무원들이 행정망을 통해 실시간으로 열람할 수 있어 업무효율을 높이는 장점이 있다.
실제 종이기록물 DB 구축 이후 기록물 열람신청은 꾸준히 증가하는 추세로 2014년 257건에서 2015년 378건, 지난해 547건을 기록했다.
차정숙 경기도 총무과장은 “종이기록물 DB 구축사업은 업무효율을 높이는 강점 외에도 사업특성 상 많은 인력이 투입돼 지역경제활동 인구를 증진하는 효과가 있다”며 “사업을 꾸준히 추진해 주요 기록물을 잘 보존하고 동시에 원활히 활용되도록 지원할 것”이라고 말했다.
한편, 도는 1999년부터 2016년까지 중요 종이기록물 20만7,346권 중 77%인 15만9,116권을 전자화해 표준기록관리시스템을 통해 서비스하고 있다.
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